Depuis des décennies, Outlook est au cœur de la vie professionnelle. Pour beaucoup, il est à la fois le tableau de bord quotidien, la mémoire des échanges essentiels et… la source d’une charge mentale considérable. Entre les courriels non lus, les fils interminables, les suivis à ne pas manquer et les relances qui se perdent, gérer sa boîte de réception ressemble parfois à naviguer en plein brouillard.
L’arrivée de Microsoft 365 Copilot a profondément modifié cette dynamique. Non pas en ajoutant une couche technologique supplémentaire, mais en introduisant un véritable changement de paradigme : faire d’Outlook non plus un outil réactif, mais un assistant exécutif numérique capable d’anticiper, organiser, résumer et même agir en votre nom.
L’astuce centrale mise en lumière dans le contenu original, et trop souvent méconnue, est l’utilisation des Scheduled Prompts, ces invites programmées qui permettent à Copilot de travailler pour vous, à l’heure que vous décidez, sans que vous ayez à interagir. En un clic, Outlook passe d’une simple messagerie à un système d’aide à la décision.
Imaginez commencer vos journées avec un briefing clair et structuré : les nouveaux messages triés par priorité, les courriels restés sans réponse, les suivis à effectuer, des brouillons déjà rédigés pour les réponses importantes. Plus besoin d’ouvrir votre boîte de réception en redoutant ce que vous allez y trouver. Copilot résume, filtre, interprète et transforme l’information brute en un tableau de bord limpide. Ce n’est plus à vous de rechercher ce qui compte : c’est l’IA qui vous l’apporte.
Par exemple, je pourrais lui demander :
Résume les courriels de la veille restés sans réponse. Attribuez-leur une note d’importance de 1 à 5. Prépare une première réponse pour les courriels dont la note est supérieure à 3.
Celui-ci m’afficherais alors de manière ordonné les courriels les plus important à considérer.
Une fois que votre requête est formulé et envoyé, vous pouvez sélection l’outil Programmer cette requête.
À partir de ce moment, vous pourrez alors choisir le type de récurrence nécessaire pour vous. Que ce soit journalier ou hebdomadaire, d’être notifié par courriel ou non lorsque l’information est prête.
Ce fonctionnement ouvre la porte à une réelle réappropriation de votre temps. Les tâches fastidieuses, comme relire de longs fils de discussion, reformuler des messages pour en améliorer le ton ou la clarté, organiser un argumentaire ou synthétiser un échange avant une réunion, deviennent presque instantanées. Copilot peut également convertir un courriel en action concrète : organiser une rencontre, ajouter une tâche au plan de projet, préparer une réponse structurée ou rappeler les décisions prises au fil des échanges.
Par exemple, je pourrais tout simplement lui demander :
« Passe en revue les réunions de la semaine prochaine, résume les points clés et mette en évidence les conflits ou les actions en suspens de cette semaine. »
Il pourra alors m’afficher les points clés de ses prochaines réunion :
Ou bien encore les conflits et les actions en attentes :
Encore une fois, c’est une action que je peux mettre de façon récurrente sans intervention humaine.
Il faut d’ailleurs souligner une vérité que plusieurs professionnels constatent déjà : la quasi-totalité du temps perdu dans la gestion des emails se situe dans les micro-opérations, pas dans la rédaction elle-même. Le fait de décider ce qui est important, ce qui doit être traité maintenant, ce qui mérite une réponse plus tard ou ce qui peut être ignoré constitue la véritable charge cognitive. C’est précisément sur ce terrain que Copilot excelle.
Il agit en stratège, pas seulement en assistant de rédaction. Il aide à prioriser. Il met en lumière ce qui est en suspens. Il propose ce qui doit être escaladé. Il rappelle ce qui a été oublié. Et surtout, il le fait de manière proactive, avant que les conséquences ne se fassent sentir.
L’intégration de Copilot dans Outlook n’est toutefois pas égale partout. Certaines fonctionnalités sont réservées aux comptes Microsoft 365 professionnels. Les versions plus anciennes ou les comptes personnels n’offrent pas les mêmes capacités. Et comme toute IA générative, Copilot n’est pas infaillible : ses brouillons doivent être relus, ses résumés vérifiés, ses interprétations confirmées. Mais cela ne diminue pas sa valeur ; cela rappelle simplement que nous sommes encore dans une phase d’augmentation, non de substitution.
Ce potentiel devient particulièrement intéressant dans des organisations complexes, éclatées sur plusieurs bureaux, où les équipes gèrent de multiples projets simultanément. Pour une entreprise évoluant dans un environnement dynamique, Copilot offre plus qu’un outil : il fournit un mécanisme de cohérence et de synchronisation. Les dirigeants peuvent recevoir chaque matin une synthèse de leurs dossiers en cours. Les chefs de projet peuvent centraliser les actions importantes à travers leurs multiples échanges. Les équipes dispersées peuvent assurer un suivi constant, sans dérapage ni oubli.
Les rappels programmés ne servent pas uniquement à améliorer la productivité personnelle, ils peuvent aussi être utiles à votre entreprise. Par exemple, je pourrais également lui demander :
« Recherche sur des sites web et des réseaux sociaux fiables toute mention de Trivium 365. Synthétisez la liste des mentions. N’incluez pas les informations provenant directement des sites trivium365.com. Effectuez une recherche sur Reddit et Discord. »
En réalité, Copilot ne se contente pas d’améliorer Outlook. Il redéfinit la manière même dont on aborde la communication professionnelle. Il transforme la gestion des courriels, autrefois un symbole de surcharge, en un pilier d’organisation personnelle et en un avantage compétitif.
Avec les Scheduled Prompts, ce nouveau modèle se met en place presque sans effort : une fois configuré, votre assistant numérique s’active chaque jour, qu’il s’agisse de préparer votre matinée, de rattraper une absence ou de vous offrir en quelques secondes une vision claire de votre semaine.