Lorsqu’on parle de gestion documentaire dans Microsoft 365, une question revient fréquemment : faut-il organiser ses fichiers en dossiers ou privilégier une bibliothèque documentaire plate avec des métadonnées ? Microsoft Teams complique encore davantage le débat en créant automatiquement un dossier pour chaque canal d’équipe. Alors, quelle est la meilleure approche ?
1. Comprendre la structure documentaire dans Microsoft Teams
Lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams, un site SharePoint associé est automatiquement généré. Ce site inclut une bibliothèque documentaire qui hérite des permissions du groupe Microsoft 365, permettant un partage efficace des fichiers entre les membres de l’équipe.
Cependant, un élément peut prêter à confusion : chaque canal de l’équipe Teams crée automatiquement un dossier correspondant dans cette bibliothèque documentaire. Cela soulève la question de l’organisation des fichiers : doit-on utiliser ces dossiers ou privilégier une structure plus plate avec des métadonnées ?
2. L’approche hybride : allier dossiers et métadonnées
L’une des meilleures stratégies consiste à adopter une approche hybride, combinant les avantages des dossiers et de la bibliothèque plate.
Pourquoi les dossiers existent-ils ?
Les dossiers de canal ne sont pas là par hasard. Ils permettent de centraliser certains types de fichiers générés automatiquement par Teams :
- Enregistrements de réunions : Les enregistrements des réunions sont stockés dans le dossier « Recordings » du canal correspondant.
- Composants Loop : Les fichiers créés dans les conversations Teams (ex. tableaux de vote, listes collaboratives) sont enregistrés dans le dossier du canal, garantissant leur accessibilité à tous les membres de l’équipe.
De plus, ces dossiers évitent la perte de fichiers en cas de départ d’un employé. Si un fichier est enregistré dans OneDrive personnel, il disparaîtra lorsque l’utilisateur quittera l’organisation.
Comment optimiser l’utilisation des dossiers ?
- Accepter les dossiers de canal comme un point de départ naturel.
- Éviter une structure de dossiers trop complexe, car elle peut entraîner la duplication et la perte de documents.
- Utiliser les métadonnées pour mieux organiser et filtrer les fichiers sans alourdir la structure avec trop de sous-dossiers.
3. Mettre en valeur les dossiers importants
Si vous devez créer des dossiers supplémentaires, assurez-vous qu’ils restent bien organisés :
- Définissez une convention de nommage et appliquez-la uniformément à toutes les équipes et canaux.
- Ajoutez des couleurs aux dossiers créés manuellement pour les différencier des dossiers par défaut générés par Teams.
- Garder une cohérence entre les différentes équipes : par exemple, si chaque projet a un dossier « Contrats », utilisez toujours le même nom et la même couleur.
4. Harmoniser avec une bibliothèque documentaire plate
L’un des inconvénients des dossiers est qu’ils limitent les options de recherche et de filtrage. Pour pallier cela, l’utilisation des métadonnées permet d’organiser efficacement les fichiers sans multiplier les dossiers.
Comment utiliser les métadonnées ?
- Ajouter une colonne de type « choix » pour identifier les fichiers selon des critères comme le client ou le type de document.
- Modifier les valeurs en mode « Vue en grille » pour appliquer rapidement les métadonnées aux fichiers existants.
- Filtrer et trier les documents selon ces métadonnées plutôt que d’avoir de multiples sous-dossiers.
5. Créer une bibliothèque documentaire dédiée si nécessaire
Si une équipe gère une grande quantité de fichiers nécessitant une structure spécifique, il peut être pertinent de créer une bibliothèque documentaire distincte dans SharePoint plutôt que d’utiliser la bibliothèque par défaut de Teams.
Étapes pour créer une bibliothèque documentaire séparée :
- Ouvrir SharePoint depuis l’équipe Teams.
- Créer une nouvelle bibliothèque documentaire avec une structure adaptée.
- Déplacer les fichiers de la bibliothèque par défaut vers la nouvelle bibliothèque.
- Ajouter des colonnes de métadonnées pour optimiser l’organisation des documents.
Conclusion : trouver l’équilibre entre dossiers et bibliothèque plate
Il n’y a pas de réponse unique à la question « Faut-il utiliser des dossiers ou une bibliothèque documentaire plate ? ». L’approche hybride permet de tirer parti des avantages des deux méthodes :
- Utiliser les dossiers de canaux Teams pour stocker automatiquement certains fichiers et structurer le contenu des équipes.
- Ajouter des dossiers supplémentaires avec parcimonie, en utilisant des conventions claires et en évitant la complexité.
- Exploiter les métadonnées pour organiser et filtrer les fichiers de manière efficace.
- Créer des bibliothèques documentaires dédiées pour les besoins spécifiques.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez structurer efficacement vos fichiers tout en facilitant leur gestion et leur recherche dans Microsoft 365.