Optimisez votre utilisation de SharePoint avec ces bonnes pratiques essentielles

SharePoint est un outil puissant pour la collaboration et la gestion documentaire en entreprise. Cependant, sans une gouvernance claire et une gestion proactive, il peut rapidement devenir difficile à gérer. Voici trois bonnes pratiques essentielles pour maximiser la sécurité, l’efficacité et l’organisation de votre environnement SharePoint.

🚫 Limitez la création de sites SharePoint

🔹 Pourquoi ?
Lorsque trop de sites SharePoint sont créés sans contrôle, cela peut entraîner une prolifération incontrôlée d’espaces de stockage, rendant difficile la gestion et la maintenance. La multiplication des sites entraîne souvent un manque de cohérence et une mauvaise organisation des ressources, ce qui nuit à la productivité des équipes. De plus, un grand nombre de sites mal gérés expose votre entreprise à des risques de sécurité, car il devient plus difficile de suivre qui a accès à quoi et de garantir des pratiques de sécurité homogènes.

🔹 Comment ?
Seuls les administrateurs SharePoint doivent avoir le droit de créer des sites. Désactivez la création libre pour les utilisateurs afin de garantir que chaque site est créé dans un cadre structuré. Cette approche permet de mieux maîtriser la gestion de l’espace SharePoint et de s’assurer que les sites créés répondent aux besoins réels de l’entreprise.

En limitant la création de sites, vous évitez la prolifération de sites inutiles ou mal structurés, assurant ainsi une gestion plus simple et plus sécurisée de votre environnement SharePoint. Vous garantissez aussi un meilleur suivi des sites existants et de leur gestion, ce qui réduit les risques de confusion et de perte de données.

📁 Organisez les sites d’équipe sous /teams/

🔹 Pourquoi ?
Les entreprises utilisent SharePoint pour deux types de sites principaux : les sites d’équipe et les sites de communication. Les sites d’équipe sont utilisés pour la collaboration quotidienne, tandis que les sites de communication sont utilisés pour diffuser des informations à l’ensemble de l’organisation. Une mauvaise organisation entre ces deux types de sites peut rendre la navigation confuse et difficile pour les utilisateurs. De plus, une gestion incohérente des sites peut entraîner des doublons d’informations et un accès peu sécurisé aux ressources sensibles.

🔹 Comment ?
En modifiant le paramètre de création de site, vous pouvez vous assurer que tous les sites d’équipe sont automatiquement créés sous le chemin /teams/, ce qui permet de différencier clairement ces sites des autres types de sites (comme les sites de communication qui sont créés sous /sites/). Cette hiérarchisation rend l’environnement SharePoint plus clair et facilite la navigation pour tous les utilisateurs.

Une architecture plus claire avec des distinctions visibles entre les différents types de sites. Cela améliore la navigation pour vos utilisateurs, ce qui augmente leur efficacité et réduit la confusion. Une telle organisation facilite également la gestion des sites à long terme, notamment en termes de gouvernance et de sécurité.

🔐 Sécurisez le partage des fichiers SharePoint et OneDrive

🔹 Pourquoi ?
Le partage de fichiers, bien qu’essentiel pour la collaboration, présente des risques en matière de sécurité, surtout lorsqu’il implique des informations sensibles. Si les contrôles de partage sont mal configurés, des fichiers confidentiels peuvent être partagés accidentellement avec des personnes non autorisées, exposant ainsi l’entreprise à des risques de fuite de données et de non-conformité. Le partage externe, bien qu’utile, doit être maîtrisé pour éviter des incidents de sécurité.

🔹 Comment ?
La première étape consiste à désactiver la création de liens anonymes, afin d’éviter que des fichiers sensibles ne soient partagés de manière incontrôlée. Ensuite, il est important d’interdire la demande de fichiers et d’autoriser le partage externe uniquement avec des invités authentifiés. Pour cela, vous pouvez paramétrer SharePoint et OneDrive pour qu’ils exigent une authentification avant de permettre le partage de fichiers avec des personnes extérieures à l’entreprise. De plus, il est essentiel que les propriétaires de fichiers puissent suivre qui consulte leurs documents, afin de garantir un contrôle maximal sur l’accès aux informations.

Un contrôle renforcé sur la manière dont les fichiers sont partagés, ce qui réduit le risque de fuites de données et de violations de sécurité. En permettant seulement un partage strictement encadré et en offrant aux propriétaires un suivi transparent, vous garantissez une protection optimale de vos informations sensibles.

En mettant en place ces bonnes pratiques, vous assurez un environnement SharePoint plus structuré, sécurisé et fonctionnel. Une gouvernance efficace permet d’éviter la confusion, de garantir la sécurité des données et de faciliter la collaboration. Ces mesures ne sont pas seulement une question de conformité ou de sécurité, mais aussi de productivité et de bien-être pour les utilisateurs, qui bénéficient d’un environnement de travail plus organisé et contrôlé.