Vos renseignements, en toute transparence.

Politique de confidentialité

Cette politique explique quels renseignements nous traitons, dans quel but et selon quelles garanties. Elle s'applique au service Omnia et au site trivium365.com, édités par Trivium 365 Inc.

Responsable du traitement

Trivium 365 Inc., société constituée au Québec (Canada). Les renseignements personnels sont traités sous sa responsabilité. Point de contact unique pour la confidentialité : confidentialite@trivium365.com.

Renseignements que nous traitons

• Données d'annuaire de votre environnement Microsoft 365 : nom, courriel, poste, département, groupes et licences.
• Données du compte administrateur nécessaires à la configuration du service.
• Journaux d'activité et d'audit liés aux opérations réalisées dans Omnia.
• Mesure d'audience du site, sans témoin : voir « Témoins et mesure d'audience ».
• Mesure de nos courriels d'information et de prospection (ouverture, clics et visites qui en découlent), rattachée au destinataire : voir « Nos courriels ».
• Coordonnées transmises volontairement par le formulaire « Demander une démo » de ce site : prénom, nom, entreprise, courriel, téléphone (facultatif), provenance et raison du contact.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne conservons aucun mot de passe.
• Aucun renseignement sensible ne quitte votre tenant Microsoft 365.
• Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins publicitaires.
• Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels à des tiers.

Finalités

Nous traitons ces renseignements pour fournir les fonctionnalités du service (cycle de vie des employés, signatures, réservation d'espace, conformité), assurer la sécurité de la plateforme, répondre aux demandes de contact, fournir le support et savoir lesquels de nos courriels intéressent leurs destinataires.

Accès à Microsoft 365

Omnia accède à Microsoft Graph avec des permissions minimales et explicites, accordées par votre administrateur. Ces accès peuvent être révoqués à tout moment depuis votre tenant.

Hébergement et localisation

Le service Omnia est hébergé sur Microsoft Azure, dans la région Canada Central. Les renseignements traités par le service et ceux transmis par le formulaire de contact de ce site sont conservés au Canada.

Durée de conservation

• Données d'annuaire et de configuration : pendant toute la durée du contrat, puis supprimées ou anonymisées dans les 30 jours suivant la fin du service.
• Journaux d'activité et d'audit : conservés 12 mois à des fins de sécurité et de traçabilité.
• Demandes de contact et de démonstration : conservées le temps nécessaire au suivi commercial, puis supprimées sur demande.
• Mesures de nos courriels (ouvertures, clics et visites qui en découlent) : conservées le temps de la relation commerciale, et au plus 24 mois.

Sous-traitants

Nous faisons appel à Microsoft pour le service Omnia : Microsoft Azure (hébergement, région Canada Central), Microsoft 365 et Microsoft Graph (intégration à votre tenant) et Azure Communication Services (envoi de courriels transactionnels). Le site vitrine trivium365.com est hébergé par Hostinger, et sa mesure d'audience est confiée à PostHog, dont les données sont hébergées dans l'Union européenne. Chaque sous-traitant est tenu à des obligations de confidentialité et de sécurité.

Vos droits

Conformément à la Loi 25 (Québec) et au RGPD, vous disposez de droits d'accès, de rectification, de suppression, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement. Pour les exercer, écrivez à confidentialite@trivium365.com : nous répondons dans les délais prévus par la loi. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Conditions d'utilisation

Ces conditions encadrent l'accès au service Omnia et son utilisation. En utilisant Omnia, votre organisation les accepte.

Objet

Omnia est une plateforme de gestion de Microsoft 365 : cycle de vie des employés, signatures de courriel, réservation d'espace et conformité.

Compte et accès

L'accès est réservé aux utilisateurs autorisés par l'administrateur de votre organisation. Vous êtes responsable de la confidentialité des accès et des actions réalisées avec votre compte.

Licences et facturation

Le service est fourni selon l'offre convenue. La licence se gère par module. Les modalités de facturation sont précisées dans votre contrat.

Disponibilité et maintenance

Nous visons une haute disponibilité du service. Des opérations de maintenance peuvent entraîner des interruptions planifiées, annoncées à l'avance lorsque cela est possible.

Propriété intellectuelle

Omnia, sa marque et ses contenus, y compris les vidéos et les illustrations de ce site, demeurent la propriété de Trivium 365 Inc. Aucun droit n'est cédé en dehors de l'usage prévu par le contrat. Les personnes, entreprises et chiffres présentés dans les démonstrations et les vidéos sont fictifs.

Responsabilité

Omnia est un outil de gestion. Vos données restent dans votre tenant Microsoft. Notre responsabilité est limitée dans les conditions prévues par la loi applicable et par votre contrat.

Résiliation

Chaque partie peut mettre fin au service dans les conditions prévues au contrat. À la fin du service, vos données sont supprimées ou restituées selon votre choix.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois applicables au Québec et au Canada. Tout litige relève des tribunaux compétents du district judiciaire de Québec.

Conformité Loi 25 (Québec)

Omnia est conçu pour respecter la Loi 25 du Québec (loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) ainsi que le RGPD.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est exercée par la personne ayant la plus haute autorité au sein de Trivium 365 Inc. Cette personne peut déléguer cette fonction par écrit. Elle est joignable à confidentialite@trivium365.com.

Hébergement au Canada

Les renseignements sont hébergés sur Microsoft Azure, dans la région Canada Central. Ils sont conservés au Canada.

Consentement et finalités

Les renseignements sont collectés pour des finalités déterminées et légitimes, communiquées à votre organisation. Ils ne sont pas utilisés à d'autres fins sans consentement ou motif prévu par la loi. Le formulaire de contact de ce site demande votre consentement explicite avant tout envoi.

Droits des personnes concernées

Toute personne concernée peut demander l'accès à ses renseignements, leur rectification ou leur suppression, ainsi que le retrait de son consentement. Les demandes adressées à confidentialite@trivium365.com sont traitées dans les délais prévus par la loi.

Incident de confidentialité

En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous tenons un registre des incidents, informons sans délai votre organisation et la Commission d'accès à l'information lorsque la loi l'exige, puis prenons les mesures nécessaires.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée pour les projets et traitements qui le requièrent, notamment tout nouveau système d'information mettant en cause des renseignements personnels.

Communication hors Québec

Les renseignements sont hébergés au Canada, dans la région Canada Central de Microsoft Azure, située en Ontario. Conformément à la Loi 25, toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec fait l'objet au préalable d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, qui tient compte de leur sensibilité, des finalités, des mesures de protection et du régime juridique applicable.

Témoins (cookies) et mesure d'audience

Ce site ne dépose aucun témoin (cookie) et n'utilise aucun traceur publicitaire. Rien n'est enregistré sur votre appareil pour mesurer votre visite, c'est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté.

Mesure d'audience

Pour améliorer le site, nous mesurons sa fréquentation avec PostHog, dont les données sont hébergées dans l'Union européenne. Sont mesurés : les pages consultées, les clics sur les boutons, la lecture des vidéos, l'ouverture et l'envoi du formulaire de démo (sans son contenu), la provenance de la visite (par exemple le lien d'un courriel de Trivium365), le type d'appareil et de navigateur, ainsi que la vitesse de chargement des pages.

• Rien n'est enregistré sur votre appareil. Une visite qui ne vient pas d'un de nos courriels est anonyme et n'est pas reliée aux précédentes.
• Les sessions ne sont pas enregistrées. Aucun profil n'est créé, sauf pour une visite venue d'un lien de nos courriels, associée à ce courriel par un identifiant pseudonyme (voir « Nos courriels »).
• Ce que vous tapez dans le formulaire n'est jamais transmis à PostHog.
• Votre adresse IP n'est pas conservée par PostHog.
• Si votre navigateur envoie le signal « Ne pas suivre » ou GPC, aucune mesure n'est faite.
• Ces données de mesure sont conservées au plus 12 mois, sauf celles liées à nos courriels (voir « Nos courriels »).

Votre refus est mémorisé dans ce navigateur, uniquement si vous le demandez.

Nos courriels

Nos courriels d'information et de prospection mesurent leur ouverture, au moyen d'une image invisible, et les clics sur leurs liens. Ces mesures sont rattachées à chaque destinataire. Elles nous servent à savoir quels messages intéressent leurs destinataires, et à ne plus écrire à ceux qu'ils n'intéressent pas.

• Si vous arrivez sur ce site depuis un lien d'un de nos courriels, votre visite (pages vues, temps passé) est associée à ce courriel au moyen d'un identifiant pseudonyme, qui ne contient ni votre nom ni votre adresse courriel. Il est retiré aussitôt de la barre d'adresse : un lien que vous copiez ou partagez ne rattache personne d'autre à ce courriel.
• Les visites venues d'ailleurs restent anonymes.
• Rien n'est enregistré sur votre appareil : ni témoin, ni autre stockage.
• Ces mesures sont conservées le temps de la relation commerciale, et au plus 24 mois. Votre adresse IP n'est pas conservée.

Pour ne plus recevoir nos courriels, et donc ne plus être mesuré : utilisez le lien « Me désabonner » en bas de chaque courriel, ou répondez STOP. La désinscription par le lien est prise en compte immédiatement ; une réponse STOP l'est dès la lecture de votre message. Sur ce navigateur, le bouton ci-dessus arrête aussi la mesure de vos visites.

Pour demander l'accès à ces renseignements ou leur suppression, écrivez à contact@trivium365.com, l'adresse de nos communications. Notre responsable de la protection des renseignements personnels reste joignable à confidentialite@trivium365.com.

Contenus servis par nos soins

Les polices de caractères et les vidéos sont servies depuis notre propre hébergement. Votre navigateur ne contacte ni Google, ni YouTube, ni aucun réseau publicitaire pour afficher ce site. Il contacte PostHog uniquement pour la mesure d'audience décrite ci-dessus.

Journaux techniques

Comme tout serveur web, notre hébergeur conserve des journaux techniques (adresse IP, page demandée, date et heure) afin d'assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site. Ces journaux ne servent pas à vous identifier ni à vous profiler.

Formulaire de contact

Le formulaire « Demander une démo » transmet vos coordonnées directement au service Omnia, hébergé au Canada, et uniquement après votre consentement. Elles servent à vous recontacter au sujet de votre demande.