Lorsque vous gérez plusieurs projets dans Microsoft Teams, il est légitime de se demander s’il vaut mieux créer une nouvelle équipe ou simplement ajouter un canal à une équipe existante. Pour vous aider dans cette prise de décision, le cadre des « 3T » peut vous guider en mettant en lumière les points clés à considérer, y compris ce qu’il advient du projet une fois terminé et certaines limitations à anticiper.
Prendre du recul : Qu’est-ce qu’une équipe Microsoft Teams ?
Lorsqu’on crée une équipe dans Microsoft Teams, on crée automatiquement un site SharePoint, un groupe Microsoft 365, une bibliothèque de documents, un carnet OneNote, une adresse e-mail de groupe et un environnement collaboratif intégrant plusieurs applications comme Forms, Lists et Planner. Ainsi, l’ajout de membres à l’équipe est une considération essentielle, car tous les fichiers et ressources partagés héritent des autorisations de l’équipe.
De plus, il est important de distinguer les projets ponctuels (ayant un résultat et une date de fin définis) des flux de travail récurrents (comme la gestion de la comptabilité mensuelle d’une équipe financière). Cette distinction est essentielle pour structurer Teams de manière optimale.
Créer une équipe ou ajouter un canal ?
Avant de créer une nouvelle équipe, il convient de se poser plusieurs questions :
- Ai-je besoin d’une équipe complètement autonome avec ses propres permissions et fichiers ?
- Un simple canal au sein d’une équipe existante suffirait-il ?
- Vais-je avoir beaucoup de petites équipes avec quelques membres et une structure de canaux complexe (ce qui pourrait entraîner une dispersion de l’information) ?
- Ai-je besoin d’intégrer des membres extérieurs à l’organisation ?
Généralement, créer une nouvelle équipe mobilise plus de ressources et doit être justifié par un besoin clair. Ajouter un canal à une équipe existante peut être une solution plus efficace et plus simple à gérer.
Les différents types de canaux
- Canal standard : Accessible à tous les membres de l’équipe, il centralise discussions, fichiers et outils de collaboration.
- Canal privé : Réservé à un sous-groupe au sein de l’équipe, il génère un site SharePoint distinct et possède ses propres permissions.
- Canal partagé : Permet d’inviter des personnes extérieures à l’équipe ou même d’autres équipes Microsoft Teams à collaborer.
Les limitations à prendre en compte
- Gestion des fichiers et autorisations : Les fichiers d’un canal standard sont stockés dans la bibliothèque SharePoint de l’équipe, tandis que ceux d’un canal privé disposent de leur propre site SharePoint.
- Interopérabilité des listes : Une Microsoft Lists créée dans une équipe ne peut être liée à une autre équipe.
- Organisation et gouvernance : Trop d’équipes ou une mauvaise structure des canaux peuvent compliquer la recherche d’information et la collaboration.
Source : https://learn.microsoft.com/fr-fr/microsoftteams/limits-specifications-teams
Conclusion : Appliquer le cadre des 3T
Le cadre des « 3T » (Timeline, Team Structure, Topic) vous aide à décider entre créer une équipe ou un canal en fonction de :
- Timeline (Chronologie) : Durée du projet, récurrence des activités.
- Lorsque nous gérons plusieurs projets, nous voulons garder à l’esprit ce qui arrivera au contenu une fois le projet terminé.
- Nous pouvons archiver les équipes et les chaînes pour référence future.
- Garder une équipe ou un canal dédié pour un projet/sous-projet permet d’avoir une archive propre une fois le projet terminé.
- Team Structure (Structure d’équipe) : Nombre de membres, besoins en permissions.
- Si possible, il est préférable d’avoir un nouveau canal car c’est une configuration plus efficace.
- Cependant, si vous êtes limité par les limitations des canaux privés ou partagés, une nouvelle équipe peut être nécessaire avec un ensemble d’autorisations différent.
- Topics (Sujet) : Thématique du projet et son impact sur l’organisation.
- Quel est le but ou le but principal ?
- Quel est le calendrier et la complexité ?
- Qui en fera partie ?
En suivant ces principes, vous serez en mesure de structurer efficacement vos projets dans Microsoft Teams et de garantir une collaboration fluide et sécurisée.