La gestion de la conservation des fichiers et de l’espace de stockage est essentielle pour maintenir un environnement de travail propre et sécurisé dans Microsoft 365. Dans cet article, nous allons voir comment configurer efficacement ces paramètres dans OneDrive, en assurant une conservation des fichiers optimale tout en limitant l’espace utilisé.
Règles à appliquer :
- Conservation de la corbeille OneDrive : La corbeille de OneDrive est un espace temporaire où sont stockés les fichiers supprimés. Par défaut, les fichiers y restent pendant 30 jours avant de basculer dans une corbeille secondaire. Si vous voulez vous assurer que les fichiers supprimés ne sont pas supprimés définitivement trop rapidement, vous pouvez ajuster la durée de conservation. Par défaut, la période est fixée à 30 jours, mais elle peut être prolongée selon vos besoins.
- Limitation de l’espace de stockage : Chaque utilisateur OneDrive dispose d’un espace de stockage limité. Selon le type de votre forfait Microsoft 365, la capacité de stockage ne pourra pas excéder 1024 Go. Il est donc crucial de gérer l’espace pour éviter de dépasser cette limite, tout en assurant que les données soient conservées en toute sécurité.
L’objectif principal est de s’assurer que la conservation des fichiers est configurée de manière à répondre à vos besoins de récupération tout en limitant l’espace de stockage. Une conservation bien paramétrée garantit que les utilisateurs peuvent récupérer des fichiers supprimés tout en maintenant un espace de stockage raisonnable pour les nouveaux fichiers.
La justification de cette gestion est double :
- Sécurité des données : Protéger les fichiers supprimés contre des suppressions accidentelles.
- Gestion efficace du stockage : Éviter de saturer l’espace de stockage de OneDrive, ce qui peut entraîner des problèmes de performance et de gestion des fichiers.
Paramètres à appliquer :
- Accéder au centre d’administration SharePoint :
- Pour configurer ces paramètres, allez dans Paramètres.
- Sous Limite de stockage, vous pourrez définir des limites de stockage et gérer la conservation des fichiers.
- Limite de stockage :
- Le stockage de OneDrive est limité à 1024 Go pour les utilisateurs sous la plupart des forfaits Microsoft 365.
- Ce seuil ne pourra pas être dépassé, donc il est important de maintenir une gestion active du stockage en supprimant ou en archivage les fichiers non nécessaires.
- Conservation des fichiers dans la corbeille :
- Par défaut, les fichiers supprimés sont conservés dans la corbeille principale pendant 30 jours.
- Après cette période, les fichiers sont déplacés dans la corbeille secondaire, où ils sont conservés encore un certain temps, selon les paramètres de votre organisation.
- Si vous préférez une conservation plus longue, vous pouvez augmenter cette période via les paramètres du centre d’administration.
Recommandations supplémentaires :
- Surveillez l’espace de stockage régulièrement : Il est essentiel de vérifier régulièrement l’espace utilisé sur OneDrive pour éviter de dépasser la limite de 1024 Go. Cela peut être fait depuis le même tableau de bord dans le centre d’administration.
- Planifiez la gestion des fichiers : Encouragez les utilisateurs à supprimer régulièrement les fichiers obsolètes ou à les archiver sur des solutions de stockage à long terme si nécessaire.
- Communiquez les politiques de conservation : Informez les utilisateurs de la politique de conservation des fichiers afin qu’ils comprennent l’importance de la gestion des données et l’impact potentiel sur le stockage et la sécurité.
En configurant correctement la conservation des fichiers et en gérant l’espace de stockage sur OneDrive, vous garantissez une expérience plus fluide et sécurisée pour vos utilisateurs. Ces paramètres sont faciles à configurer, mais ils nécessitent une surveillance régulière pour assurer qu’ils restent en ligne avec les besoins de l’organisation. En suivant ces étapes, vous optimiserez l’utilisation de OneDrive tout en conservant un environnement de travail sécurisé et bien organisé.