Pendant longtemps, les comptes OneDrive d’anciens employés pouvaient rester dans un environnement Microsoft 365 sans susciter beaucoup d’attention. Une fois le départ d’un utilisateur traité, les équipes TI passaient généralement à autre chose, laissant les données en place au cas où elles seraient nécessaires ultérieurement.
Cette réalité change aujourd’hui.
Avec l’entrée en vigueur des nouvelles règles de Microsoft concernant les comptes OneDrive sans licence, les organisations devront désormais considérer ces espaces de stockage comme un actif à gérer activement. À défaut, elles pourraient faire face à des coûts récurrents imprévus, à des enjeux de conformité et, dans certains cas, à une perte définitive de données.
Ce qui change réellement
Microsoft a introduit un nouveau modèle de gestion des comptes OneDrive associés à des utilisateurs qui ne possèdent plus de licence Microsoft 365.
Concrètement, lorsqu’un employé quitte l’organisation ou qu’une licence est retirée, son espace OneDrive ne disparaît pas automatiquement. Les données demeurent présentes dans l’environnement Microsoft 365 et continuent d’occuper de l’espace de stockage.
Jusqu’à récemment, cette situation avait peu d’impact financier direct. Désormais, Microsoft applique une approche différente : les comptes inactifs deviennent des comptes archivés et leur stockage est facturé séparément.
À partir de juillet 2026, le processus sera encore plus encadré :
- Après 60 jours, le compte passe en mode lecture seule.
- Après 93 jours, il est automatiquement archivé.
- Les données demeurent accessibles à des fins légales et de conformité, mais ne sont plus directement utilisables.
- À long terme, l’absence d’interventions administratives pourrait mener à la suppression définitive des données.
Cette évolution s’inscrit dans la volonté de Microsoft d’encourager une meilleure gouvernance du cycle de vie des données.
Pourquoi les organisations devraient s’en préoccuper maintenant
Pour plusieurs entreprises, le véritable enjeu n’est pas le coût unitaire du stockage, mais plutôt l’accumulation silencieuse de centaines, voire de milliers de comptes inactifs.
Chaque départ d’employé représente potentiellement :
- Des gigaoctets de documents conservés inutilement ;
- Des données sensibles qui ne sont plus supervisées ;
- Des obligations de conservation qui doivent être respectées ;
- Des frais récurrents qui pourraient être évités.
Dans plusieurs environnements Microsoft 365 que nous analysons, il n’est pas rare de découvrir plusieurs téraoctets de données associées à des utilisateurs ayant quitté l’organisation depuis plusieurs années. Une revue proactive des comptes OneDrive sans licence permet souvent d’identifier rapidement des économies potentielles tout en améliorant la gouvernance de l’information.
Quel pourrait être l’impact financier pour votre organisation?
À première vue, les frais annoncés par Microsoft peuvent sembler modestes. Pourtant, dans un environnement comptant plusieurs centaines ou milliers d’utilisateurs, les coûts peuvent rapidement s’accumuler.
Bien que les frais unitaires puissent sembler modestes, leur impact devient rapidement significatif lorsque plusieurs comptes OneDrive sans licence s’accumulent au fil des années. Voici quelques scénarios illustrant les coûts potentiels pour une organisation :
| Scénario | Nombre de comptes sans licence | Stockage moyen par compte | Stockage total | Coût mensuel de stockage* | Coût annuel de stockage* | Coût de réactivation** |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Organisation de taille moyenne | 100 | 25 Go | 2 500 Go (2,5 To) | 125 $ | 1 500 $ | N/A |
| Grande organisation | 750 | 50 Go | 37 500 Go (37,5 To) | 1 875 $ | 22 500 $ | N/A |
| Réactivation d’un ancien employé | 1 | 100 Go | 100 Go | N/A | N/A | 60 $ |
* Basé sur le tarif Microsoft de 0,05 $ US par Go par mois pour le stockage des comptes OneDrive archivés.
** Basé sur le tarif Microsoft de 0,60 $ US par Go pour la réactivation d’un compte OneDrive archivé.
Ces exemples démontrent que le véritable enjeu n’est pas le coût associé à un seul compte, mais plutôt l’accumulation progressive de centaines de comptes oubliés. Une stratégie de gouvernance des données et de gestion des départs d’employés permet souvent de réduire considérablement ces coûts tout en améliorant la conformité et la sécurité de l’environnement Microsoft 365. Si plusieurs comptes doivent être réactivés dans le cadre d’un audit, d’un litige ou d’une reprise de projet, la facture peut rapidement augmenter.
Le véritable coût : l’absence de gouvernance
Dans la plupart des cas, le risque financier ne provient pas d’un seul compte OneDrive, mais de l’accumulation progressive de centaines de comptes oubliés.
Les organisations qui mettent en place un processus structuré de gestion des départs d’employés, de migration des données et de révision périodique des comptes sans licence seront mieux positionnées pour contrôler leurs coûts tout en respectant leurs obligations de conformité.
Un enjeu qui dépasse le simple stockage
La question n’est pas uniquement financière.
Les comptes OneDrive sans licence contiennent souvent des informations stratégiques : contrats, documents de projets, analyses financières, documentation technique ou correspondances importantes.
Sans processus clair de gestion des départs, plusieurs risques apparaissent :
1. Perte de connaissances organisationnelles
Lorsqu’aucune migration des données n’est effectuée avant l’archivage ou la suppression d’un compte, une partie du savoir organisationnel peut disparaître avec l’employé.
2. Défis de conformité
Les organisations soumises à des exigences réglementaires doivent être en mesure de démontrer que les informations sont conservées pendant les périodes requises. Une mauvaise gestion des comptes inactifs peut compliquer les audits et augmenter les risques de non-conformité.
3. Surface d’attaque accrue
Même si un utilisateur n’est plus actif, ses données demeurent présentes dans l’environnement Microsoft 365. Une gouvernance inadéquate des comptes inactifs augmente la complexité de la gestion des accès et des risques de sécurité.
Comment évaluer votre exposition
Avant de prendre des décisions, il est recommandé de dresser un portrait clair de la situation.
Le Centre d’administration SharePoint permet désormais d’obtenir un rapport détaillé des comptes OneDrive sans licence présents dans l’environnement.
Cette analyse permet notamment d’identifier :
- Les comptes les plus volumineux ;
- Les utilisateurs ayant quitté l’organisation depuis longtemps ;
- Les comptes protégés par des politiques de rétention ;
- Les doublons créés lors de changements de rôle ou de restructurations.
Pour plusieurs organisations, cette première étape révèle souvent un volume de données beaucoup plus important qu’anticipé.
Trois stratégies possibles
Une fois les comptes identifiés, trois approches principales peuvent être envisagées.
1. Réactiver les comptes nécessaires
Certaines situations justifient la réattribution d’une licence, notamment lorsqu’un utilisateur revient dans l’organisation ou lorsque l’accès aux données demeure requis à court terme.
2. Migrer les données importantes
Lorsqu’un employé quitte définitivement l’entreprise, il est généralement préférable de transférer les documents à valeur d’affaires vers SharePoint ou vers un autre propriétaire.
Cette approche favorise la collaboration, réduit les risques et diminue les coûts futurs.
3. Supprimer les comptes devenus inutiles
Lorsque les exigences de conservation sont satisfaites et qu’aucune donnée pertinente ne doit être conservée, la suppression du compte demeure l’option la plus économique.
L’important est que cette décision soit prise de façon volontaire et documentée, plutôt que de laisser Microsoft gérer automatiquement le cycle de vie des données.
L’occasion de revoir les processus de départ des employés
Les nouvelles règles de Microsoft mettent en lumière une réalité souvent négligée : la gestion des données devrait faire partie intégrante du processus de départ d’un employé.
Au même titre que la désactivation des accès ou la récupération du matériel informatique, les organisations devraient prévoir :
- L’évaluation du contenu OneDrive de l’employé ;
- Le transfert des documents stratégiques ;
- L’application des politiques de rétention appropriées ;
- La suppression des données qui n’ont plus de valeur d’affaires.
Cette approche permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la gouvernance globale de l’information.
Les changements apportés par Microsoft aux comptes OneDrive sans licence ne constituent pas simplement une nouvelle règle de facturation. Ils obligent les organisations à adopter une approche plus mature de la gestion du cycle de vie de leurs données.
Pour les équipes TI, c’est le moment idéal pour faire l’inventaire des comptes inactifs, revoir les processus d’offboarding et mettre en place une stratégie claire de conservation des données.
Une gouvernance proactive aujourd’hui permettra d’éviter des coûts inutiles, de réduire les risques de conformité et de préserver les informations critiques de l’organisation demain.