L’adoption de Microsoft 365 Copilot transforme profondément l’accès à l’information dans les environnements Microsoft 365. En s’appuyant sur Microsoft Graph Copilot exploite les permissions existantes pour analyser synthétiser et contextualiser les données stockées dans SharePoint OneDrive Teams et Exchange.
Cette capacité met toutefois en lumière un enjeu majeur souvent sous estimé le surpartage des données. Copilot ne crée aucun nouvel accès mais rend immédiatement exploitables ceux qui existent déjà. Dans un tenant où la gouvernance est faible cette réalité peut exposer des informations sensibles de manière involontaire.
1. Comprendre pourquoi le surpartage devient critique avec Copilot
Le surpartage résulte rarement d’une intention malveillante. Il provient généralement de décisions accumulées dans le temps.
Les causes les plus fréquentes sont
- des paramètres de partage trop permissifs
- des sites SharePoint sans propriétaire actif
- des permissions héritées jamais revues
- des contenus sensibles stockés dans des espaces collaboratifs ouverts
Avant Copilot ces données restaient dispersées difficiles à exploiter et rarement consultées. Avec Copilot l’IA peut regrouper résumer et reformuler ces informations instantanément ce qui change complètement l’exposition au risque.
2. Adopter une approche de gouvernance en trois phases
Pour réduire efficacement les risques Microsoft recommande une approche progressive structurée autour de trois phases complémentaires.
2.1 Phase pilote
La phase pilote consiste à activer Copilot pour un groupe restreint d’utilisateurs dans un périmètre de données contrôlé.
Les objectifs principaux sont
- observer les comportements réels de Copilot
- identifier les premiers cas de surpartage
- tester les contrôles de sécurité existants
Cette phase révèle souvent des accès excessifs sur des sites ou documents considérés à tort comme sécurisés.
2.2 Phase de déploiement
La phase de déploiement vise à étendre l’utilisation de Copilot tout en renforçant la gouvernance des données.
Les actions clés incluent
- la révision des paramètres de partage par défaut
- l’application cohérente de labels de sensibilité
- la restriction des accès aux contenus critiques
À ce stade Copilot devient un outil de productivité à grande échelle sans compromettre la sécurité de l’information.
2.3 Phase d’exploitation continue
La gouvernance de Copilot doit être continue car les données et les permissions évoluent constamment.
Cette phase permet
- de surveiller l’exposition des données dans le temps
- de détecter rapidement les nouveaux cas de surpartage
- d’automatiser les actions de correction
Sans cette surveillance continue le surpartage réapparaît inévitablement.
3. Utiliser les bons outils pour réduire le surpartage
3.1 Microsoft Purview
Microsoft Purview joue un rôle central dans la gouvernance de Copilot. Il permet
- d’identifier les données sensibles
- d’évaluer les risques d’exposition
- d’appliquer des politiques de prévention des pertes de données
- de contrôler l’utilisation des contenus par Copilot
Les labels de sensibilité assurent que les protections restent appliquées même lorsque les fichiers sont déplacés ou partagés.
3.2 SharePoint Advanced Management
SharePoint est souvent la principale source de surpartage dans Microsoft 365. Les capacités avancées de gestion permettent
- d’analyser l’état réel des permissions
- d’identifier les sites inactifs ou sans propriétaire
- de réduire l’exposition globale des contenus
- de gérer le cycle de vie des sites
Ces contrôles sont essentiels pour limiter la surface de données accessible à Copilot.
4. Bonnes pratiques opérationnelles pour les équipes IT
La réduction du surpartage repose sur des actions concrètes et répétables.
Les bonnes pratiques recommandées sont
- revoir régulièrement les permissions au niveau des sites bibliothèques et documents
- standardiser l’usage des labels de sensibilité
- adapter les politiques de prévention des pertes de données aux scénarios Copilot
- automatiser les audits et les remédiations
Ces actions permettent de maintenir une gouvernance solide sans dépendre d’audits ponctuels.
5. La gouvernance est aussi organisationnelle
La technologie seule ne suffit pas. Une gouvernance efficace de Copilot nécessite
- des processus clairs de gestion des données
- la responsabilisation des propriétaires de contenu
- la sensibilisation des utilisateurs aux risques du partage excessif
Les utilisateurs doivent comprendre que dans un contexte d’IA générative chaque permission accordée a un impact direct sur ce que Copilot peut révéler.
Microsoft 365 Copilot agit comme un accélérateur de productivité mais aussi comme un révélateur de la maturité de la gouvernance des données. Le surpartage existait bien avant Copilot mais l’IA le rend immédiatement visible et exploitable.
En structurant la gouvernance autour d’un pilotage contrôlé d’un déploiement sécurisé et d’une exploitation continue les organisations peuvent réduire significativement les risques tout en maximisant la valeur de Copilot. Une gouvernance solide n’est pas un frein à l’IA. Elle en est le fondement.