Modification des règles de conservation des données OneDrive

Des changements importants vont affecter la conservation des données pour les comptes OneDrive sans licence. Ces ajustements peuvent avoir un impact significatif sur la gestion de vos données. Cet article vise à clarifier ces modifications et à expliquer ce qu’elles signifient pour vous et vos clients.

Résumé des changements à venir :

• Date de mise en application : À partir du 27 janvier 2025.
• Comptes OneDrive sans licence : Si un compte OneDrive reste sans licence pendant plus de 93 jours, il sera soit déplacé vers la corbeille puis supprimé définitivement, soit archivé si une politique de conservation est en place.
• Frais supplémentaires : En cas d’archivage, l’accès aux fichiers sera soumis à des frais de réactivation (0,60 $/Go) et des frais de stockage mensuels supplémentaires (0,05 $/Go).
• Exemptions : Ces changements ne concernent pas les clients EDU, GCC ou DoD.

Pour plus de détails, consultez l’article complet.

État actuel et futur :

Actuellement, lorsque les utilisateurs sont supprimés ou transférés via l’assistant de suppression d’utilisateur, leurs données OneDrive sont conservées pendant 30 jours, puis déplacées vers la corbeille pendant 93 jours maximum. Pendant ce délai, un administrateur peut récupérer les données via PowerShell. Si l’utilisateur n’a pas de licence, ses données peuvent être conservées indéfiniment.

À partir du 27 janvier 2025 :

• Les comptes supprimés suivront les mêmes politiques de conservation et suppression par défaut.
• Tous les comptes sans licence seront archivés après 93 jours, même sans politique de conservation en place.
• Pour accéder aux fichiers archivés, des frais d’activation seront appliqués (0,60 $/Go), et des frais mensuels de stockage (0,05 $/Go) seront facturés sur l’ensemble des comptes archivés, et non uniquement sur celui accédé.

Exemple : Si une organisation a 100 comptes OneDrive sans licence, chacun utilisant 1 To, le total sera de 100 To. Si ces comptes sont archivés en janvier 2025 et qu’une réactivation est effectuée en octobre 2025, l’organisation devra payer :

• Des frais de réactivation de 0,60 $/Go pour 1 To, soit 614,40 $.
• Des frais mensuels de stockage de 5 120 $ (pour 100 To) à partir d’octobre 2025.

Que se passe-t-il si je ne fais rien ?

• Pas de frais supplémentaires automatiquement : Si les comptes OneDrive sans licence dépassent 93 jours sans être réactivés, ils seront archivés. Toutefois, l’accès à ces données nécessitera des frais de réactivation et de stockage mensuel.
• Suppression définitive : Si aucune politique de conservation n’est appliquée, les comptes seront déplacés vers la corbeille pendant 93 jours supplémentaires, puis supprimés de manière définitive.

Comment identifier les comptes OneDrive sans licence ?

Vous pouvez facilement repérer les comptes OneDrive sans licence en utilisant le centre d’administration SharePoint :

1. Connectez-vous au centre d’administration SharePoint.
2. Accédez à « Rapports » et sélectionnez « Comptes OneDrive ».
3. Sous « Utilisation de OneDrive », choisissez « Utilisateurs sans licence ».
4. Téléchargez le rapport au format CSV.

Une interface interactive sera disponible à partir de janvier 2025, permettant d’afficher les détails des utilisateurs.

Quelles sont mes options ?

Voici quelques stratégies pour gérer ces changements :

1. Informer vos clients : Pour les utilisateurs résiliés, il est souvent suffisant d’offrir un accès à un autre utilisateur (généralement leur responsable) pendant 30 jours. Si aucune donnée n’est récupérée dans ce délai, il est important de prévenir que la récupération après 93 jours sera sujette à des frais supplémentaires.
2. Obtenir un accord écrit : Demandez à vos clients de signer une décharge stipulant qu’ils accepteront de payer les frais supplémentaires si des données doivent être récupérées après 93 jours.
3. Sauvegarde tierce : Si vous avez une solution de sauvegarde tierce, vous pouvez restaurer les données vers un site SharePoint si nécessaire.
4. Attribuer une licence OneDrive temporaire : Si l’utilisateur n’est pas supprimé, vous pouvez réactiver son compte OneDrive en lui attribuant une licence sans que cela entraîne de frais de stockage mensuels élevés.

Ces options permettent de mieux gérer la conservation et l’archivage des comptes OneDrive sans licence tout en minimisant les coûts associés.

Références :

• Gérer les comptes d’utilisateurs OneDrive sans licence – SharePoint dans Microsoft 365 | Microsoft Learn
• Conservation et suppression de fichiers OneDrive – SharePoint dans Microsoft 365 | Microsoft Learn
• Définir la conservation OneDrive pour les utilisateurs supprimés – SharePoint dans Microsoft 365 | Microsoft Learn
• FAQ : Gérer les comptes d’utilisateurs OneDrive sans licence – SharePoint dans Microsoft 365 | Microsoft Learn