On crée des équipes Teams pour tout. Un projet, une idée, un test, un lunch. Et puis un jour, on se rend compte qu’on ne sait plus où aller pour retrouver une discussion ou un document. Teams n’est pas le problème, c’est notre réflexe d’en faire trop vite qui l’est.
La clé, ce n’est pas d’empêcher les gens de créer des équipes, mais de réfléchir au bon endroit pour collaborer avant de cliquer sur “Créer une équipe”.
C’est exactement ce que montre le premier schéma ci-dessous. Il illustre simplement les questions à se poser avant d’ajouter une nouvelle équipe dans ton environnement Microsoft 365.
Quand on regarde ce diagramme, on comprend vite que la création d’une équipe doit rester une exception, pas un réflexe.
D’abord, il faut se demander si le besoin de collaboration est réel. Parfois, une simple conversation de groupe ou un canal existant suffit.
Ensuite, il faut vérifier si une autre équipe n’existe pas déjà pour ce même sujet. Rejoindre l’existant, c’est éviter de diviser les discussions et de créer du désordre.
Et enfin, si vraiment rien n’existe, s’assurer que tous les membres concernés sont d’accord pour s’impliquer. Parce qu’une équipe Teams, c’est un espace de travail partagé : des fichiers, des droits, des notifications, des décisions.
Créer une équipe, c’est facile. La faire vivre, beaucoup moins.
Et même quand une équipe existe déjà, encore faut-il savoir où avoir la conversation.
Faut-il créer un canal ? Faire un message privé ? Envoyer un e-mail ?
C’est souvent à ce moment que la confusion commence.
Ce deuxième schéma complète parfaitement le premier. Il aide à faire la différence entre une discussion d’équipe et une conversation privée.
Si la discussion sert à prendre une décision, à documenter un choix, à partager une information utile à d’autres, elle doit vivre dans un canal d’équipe.
Si elle est plus personnelle, temporaire, ou sans impact sur le travail collectif, la conversation privée suffit.
Et si c’est une discussion sociale — par exemple planifier un dîner d’équipe — elle a sa place dans le canal social de l’équipe, pas dans le canal de travail.
Ces distinctions peuvent sembler subtiles, mais elles changent tout dans le quotidien.
Un bon usage des canaux, c’est moins de perte d’information, moins de doublons et surtout plus de transparence.
Quand les décisions importantes sont visibles dans les canaux d’équipe, tout le monde avance dans la même direction, même ceux qui arrivent plus tard dans le projet.
En réalité, ces deux diagrammes racontent la même histoire : celle d’un environnement Teams mieux organisé, plus léger et plus humain.
On ne cherche pas à ajouter des règles, on cherche à rendre la collaboration plus naturelle.
Créer une équipe, c’est comme ouvrir un nouvel espace de travail. Il faut juste s’assurer qu’il en vaut la peine et qu’il a une vraie raison d’exister.
Et une fois cet espace créé, il faut simplement l’utiliser pour ce qu’il est : un lieu d’échange collectif, pas une boîte à messages privés.
Ces réflexes ne prennent que quelques secondes, mais ils font une énorme différence sur le long terme.
Moins d’équipes inutiles, moins de confusion, moins de “où est-ce qu’on parle de ça déjà ?”.
Au final, Teams devient ce qu’il aurait toujours dû être : un environnement clair où chaque discussion a sa place, et où tout le monde se sent inclus dans la collaboration.